Polskie rolnictwo stoi u progu jednej z największych zmian administracyjnych ostatnich lat. Krajowy System e-Faktur (KSeF), który już w najbliższych miesiącach zacznie obowiązywać wszystkich podatników, obejmie również gospodarstwa rolne. To cyfrowa rewolucja, do której warto przygotować się wcześniej. System jest jeszcze w fazie testów, ale już wiadomo, że od lutego 2026 roku fakturowanie w formie papierowej czy PDF odejdzie do przeszłości. Czym jest KSeF i dlaczego go wprowadzono?
KSeF to państwowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Faktura nie będzie już papierem ani plikiem PDF – stanie się zestawem danych w jednolitym formacie XML.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że system ma uprościć życie przedsiębiorcom i ograniczyć biurokrację. KSeF ma:
- przyspieszyć obieg dokumentów,
- ograniczyć błędy w fakturowaniu,
- ułatwić kontrole i zapobiegać wyłudzeniom,
- zagwarantować bezpieczne przechowywanie faktur przez 10 lat.
Każda faktura w KSeF po zatwierdzeniu otrzyma numer systemowy. Nie będzie można jej już poprawić ani anulować – ewentualne błędy trzeba będzie korygować poprzez fakturę korygującą.
Kto będzie musiał korzystać z KSeF?
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników zobowiązanych do wystawiania faktur – czyli także rolników prowadzących działalność gospodarczą i płacących VAT.
System nie obejmie jedynie:
- usług przewozu osób (np. kolej, autobusy),
- opłat autostradowych,
- sprzedaży dla konsumentów (osób prywatnych),
- dokumentów niebędących fakturami, takich jak pro forma czy noty księgowe.
Dla większości gospodarstw oznacza to, że od lutego 2026 r. papierowe faktury znikną z obiegu. Datą ich otrzymania będzie moment udostępnienia w systemie, a nie fizyczne doręczenie.
Rolnik ryczałtowy – czyli co się zmienia dla tych bez NIP?
Dla rolników ryczałtowych (bez NIP, tylko z numerem PESEL) zasady są inne. Ich faktury nie trafią automatycznie do systemu, ponieważ KSeF wymaga identyfikacji podatnika po numerze NIP.
W praktyce oznacza to, że:
- fakturę zakupu nadal otrzymają w formie papierowej lub PDF,
- dokument będzie zawierał kod QR lub link umożliwiający sprawdzenie jego poprawności,
- datą otrzymania faktury będzie dzień, w którym faktycznie trafi do rolnika,
- na życzenie rolnik może otrzymać dostęp do faktury przez tzw. tryb anonimowy (dwuetapowy) – bez logowania do systemu.
Faktury VAT RR – dobrowolnie w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 roku możliwe będzie wystawianie w KSeF również faktur VAT RR (czyli dokumentów potwierdzających zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego). Na razie będzie to rozwiązanie dobrowolne.
Aby jednak taka faktura mogła powstać w systemie:
- rolnik ryczałtowy musi mieć NIP i konto w KSeF,
- musi udzielić nabywcy odpowiedniego uprawnienia do wystawiania faktur VAT RR,
- konieczne jest też złożenie oświadczenia potwierdzającego status rolnika ryczałtowego.
Bez tych uprawnień faktury VAT RR pozostaną poza systemem – tak jak obecnie.
Jak rolnik uzyska dostęp do KSeF?
Aby korzystać z systemu, rolnik musi się uwierzytelnić. Najprościej zrobić to:
- podpisem zaufanym (profil zaufany) – bezpłatnie przez internet,
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym – płatnym, ale uniwersalnym,
- w przypadku spółek – przez złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym.
Po zalogowaniu użytkownik uzyskuje tzw. uprawnienia właścicielskie, może wystawiać faktury, odbierać je, nadawać dostęp np. księgowemu i zarządzać dokumentami.
Od listopada 2025 działa również MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień, który będzie zintegrowany z aplikacją KSeF 2.0.
A co, jeśli system nie działa? Tryb offline i awaryjny
Ministerstwo Finansów przewidziało kilka scenariuszy na wypadek problemów technicznych:
- Tryb offline24 – gdy rolnik nie ma internetu, fakturę można wystawić lokalnie i przesłać do KSeF następnego dnia roboczego.
- Prace serwisowe KSeF – faktury należy przekazać do systemu w ciągu jednego dnia roboczego po zakończeniu prac.
- Tryb awaryjny ogłoszony przez MF – dokumenty trzeba wysłać w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
- Awaria całkowita – w sytuacjach nadzwyczajnych (np. zagrożenie infrastruktury) faktury można wystawiać papierowo, bez obowiązku ich późniejszego wprowadzania do systemu.
Rolnicy pytają – eksperci odpowiadają
Wielu rolników już teraz zadaje pytania: jak fakturować sprzedaż do firm zagranicznych? Co z dokumentami korygującymi? Jak zintegrować KSeF z oprogramowaniem biura rachunkowego?
Dlatego zachęcamy do udziału w akcji informacyjnej. Swoje pytania można przesyłać na adres a.przepiora@wir.org.pl
. Odpowiedzi ekspertów i księgowych będą publikowane na stronie internetowej izby.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Choć system formalnie ruszy w lutym 2026 r., pierwsze testy i wdrożenia trwają już dziś. KSeF będzie obowiązkowy dla większości gospodarstw towarowych – niezależnie od wielkości i rodzaju produkcji.
Dobrze więc już teraz:
- sprawdzić, czy gospodarstwo ma NIP i profil zaufany,
- ustalić z biurem rachunkowym sposób logowania i wystawiania faktur,
- przetestować system KSeF w wersji testowej dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów.
Cyfrowa rewolucja w rolnictwie zbliża się nieuchronnie. Lepiej przygotować się wcześniej – niż dać się zaskoczyć 1 lutego 2026 roku.
