Budzą niechęć ze względu na swój biurokratyczny charakter, w dodatku samo ich tworzenie jest czasochłonnym i niekoniecznie prostym zadaniem. Procedury. Jak na nich może skorzystać gospodarstwo rolne?
Do czego służą?
Procedury w gospodarstwie pokazują krok po kroku, jak wykonywać określone zadania w pracy i w jaki sposób zachowywać się w określonych sytuacjach. W gospodarstwie rolnym mogą one dotyczyć na przykład sposobu wykonania poszczególnych zabiegów agrotechnicznych, postępowania ze środkami ochrony roślin i odpadami, czy też zapewnienia bezpieczeństwa i dobrej jakości produktu na każdym etapie procesu jego wytworzenia. Służą również zachowaniu higieny oraz zdrowia w miejscu pracy.
Dobrze napisane procedury przede wszystkim poprawiają wydajność zabiegów, ułatwiają realizację zadań, ale też zapewniają ich powtarzalność, dzięki czemu produkt jest bardziej spójny. Chociaż ich tworzenie bywa pracochłonne, samo stosowanie się do nich, może prowadzić do oszczędności czasu pracy. Ponadto sprawdzają się wszędzie tam, gdzie występuje duża rotacja pracowników i brakuje czasu na szkolenia oraz w miejscach ryzyka skażenia produktu lub zagrożenia zdrowia pracowników.
Procedury są gwarancją zachowania dobrych standardów produkcji i pracy w gospodarstwie oraz bezpieczeństwa i jakości produktu, co jest bardzo istotne również z marketingowego punktu widzenia. Dzięki nim można nie tylko produkować efektywniej, ale też dostarczać na rynek wartościowy produkt, spełniający wymagania zarówno przetwórstwa jak i konsumentów. To pozwala rolnikowi budować zaufanie i dobry wizerunek wśród swoich odbiorców.
Jak je tworzyć?
W dokumentacji opisującej procedurę powinny się znaleźć następujące informacje:
- opis zadania, którego ona dotyczy,
- cel jej stworzenia,
- zakres jej zastosowania,
- personalna odpowiedzialność za jej prawidłowe wykonanie,
- opis lub schemat kolejno wykonywanych czynności służących realizacji zadania oraz niezbędne do niego narzędzia,
- rejestr procesu wykonania zadania służący weryfikacji jego prawidłowości.
Procedury powinny być napisane w sposób zwięzły, z użyciem jak najbardziej zrozumiałego i prostego języka oraz w taki sposób, aby wykonanie zadania nie stanowiło problemu również dla osób, które nigdy go nie realizowały. Instrukcje warto wzbogacić o schematy, grafiki lub zdjęcia, które są łatwiej przyswajalną formą wiedzy niż tekst. Procedura musi być przemyślana, oparta o wiedzę specjalistyczną, a przede wszystkim doświadczenie. Dlatego w proces jej tworzenia warto włączyć nie tylko profesjonalistów spoza gospodarstwa, ale również jego pracowników, którzy na co dzień wykonują związane z nią zadania. Jako adresaci instrukcji powinni mieć możliwość weryfikacji jej treści pod względem użyteczności i czytelności, zanim trafi ona do powszechnego użytku.
Opracowanie: Polskie Stowarzyszenie Rolnictwa Zrównoważonego ASAP
